Narzędzia komunikacji wewnętrznej w czasie pandemii

W dobie kryzysu spowodowanego wybuchem pandemii, odpowiednio dobrane i wdrożone narzędzia komunikacji wewnętrznej są kluczowym elementem spajającym zespoły pracujące na home office i umożliwiającym przepływ informacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami.

Rola komunikacji wewnętrznej w organizacji

Komunikacja wewnętrzna w trakcie pandemii wymaga zupełnie nowej strategii firmy, większej empatii i innowacyjnych rozwiązań, które ułatwią pracownikom kontakty i pracę zdalną. Wyzwań w tym obszarze jest wiele: jak angażować pracowników i zapobiegać poczuciu izolacji? Jak zapewnić szybki dostęp do informacji o tym, co dzieje się w firmie i ułatwiać współpracę?

Cyfrowe technologie dają wiele narzędzi, które sprawdzają się w tym kryzysowym czasie, jednak same z siebie nie rozwiązują problemów. To od pracodawców i pracowników zależy, w jaki sposób przystosują się do nowej rzeczywistości i pracy zdalnej.

Jeśli zastanawiacie się, które narzędzia będą przydatne w komunikacji wewnętrznej w 2021 roku i pozwolą budować długofalowe relacje z pracownikami, to mamy kilka wskazówek.

Wideokonferencje i formaty wideo

Komunikacja wewnętrzna w czasie pandemii opiera się na formacie wideo. Chociaż jeszcze rok temu było głównie wykorzystywane w firmach, które swoje placówki mają w różnych miastach albo nawet krajach, to w czasie pandemii stało się popularne we wszystkich organizacjach. Odpowiednio przygotowane spotkanie online ułatwia dzielenie się informacjami, angażuje i pozytywnie wpływa na poziom motywacji i zaspokaja potrzeby pracowników.

Źródło: Raport "Skuteczne formy komunikacji w firmie"

Zaletą wideokonferencji jest przede wszystkim możliwość wchodzenia w interakcje z pracownikami oraz korzystanie z opcji interaktywnych, które rozwinęły się w ostatnich miesiącach. Wykorzystując cały potencjał tego formatu, firmy mogą komunikować się z pracownikami nawet skuteczniej, niż było to możliwe wcześniej. Innowacyjne funkcje pozwalają uzyskiwać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym (np. interaktywne ankiety lub Q&A), a narzędzia do analizowania danych umożliwiają określenie skuteczności spotkania.

Za organizacją spotkań w trybie live video obecnie przemawiają także statystki. Aż 93% specjalistów zajmujących się komunikacją wewnętrzną uważa, że jest to bardzo ważne narzędzie. Pracownicy także chwalą sobie ten format, bo łatwiej przyswajają i zapamiętują informacje - badania mówią nawet o skuteczności na poziomie 95%.

Platformy do organizacji wideokonferencji i spotkań online

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do organizacji wideokonferencji i spotkań online, ale w 2020 roku królował Zoom. To właśnie ta platforma zanotowała największy przyrost użytkowników. Na Zoomie spotykali się pracownicy, rodzina i przyjaciele, a także studenci. Z powodu dużej liczby spotkań online, którą odbyła przeciętna osoba w tym roku, pojawiło się nawet pojęcie zoom fatigue, którym określa się przemęczenie wirtualnymi spotkaniami.

W Polsce popularną platformą w firmach oraz szkołach jest Microsoft Teams, skierowany bardziej w kierunku zarządzania projektami lub grupą osób, aniżeli w pełni funkcjonalne narzędzie do wideokonferencji. Na rynku istnieją jednak narzędzia stworzone z myślą m.in . o organizacji webinarów, szkoleń czy właśnie komunikacji wewnętrznej, jak choćby platforma do eventów online veventy. Z narzędzi do spotkań online wybił się także Google Hangouts - platforma do wideokonferencji zsynchronizowana z produktami Google. Nie można również zapomnieć o Slacku, który świetnie wspiera pracę zdalną, dzięki możliwości stworzenia wielu kanałów do rozmów i omawiania bieżących projektów.

Platform do organizacji wirtualnych spotkań jest naprawdę wiele, bo rok 2020 był przełomowy dla ich twórców. Najważniejsze to dobrze znać potrzeby swojej firmy i pracowników, a także dobrać odpowiednie narzędzie do danego spotkania.

Angażujące formaty wideo, które warto wprowadzić w komunikacji wewnętrznej 2021 roku

1. Krótkie teasery, które wzbudzą emocje

Twórz spotkania online, na których przedstawisz ważne ogłoszenia i aktualizacje o tym, co dzieje się w firmie w postaci emocjonujących teaserów. Kto powiedział, że ten format zarezerwowany jest tylko dla kina? Jeśli Twoja firma rozpoczyna współpracę z nowym klientem lub wprowadza nowe produkty/usługi to zakomunikuj to jak najlepszą premierę filmową.

2. Animacje wideo

Dobry storytelling i barwne wizualizacje pomogą Ci wprowadzić nawet najbardziej skomplikowane procesy do organizacji. Dzięki animowanym tutorialom pracownicy będą oglądać filmy instruktażowe z zaciekawieniem, a wideo prezentujące skomplikowane dane w postaci interesujących wykresów, będzie łatwiejsze do przyswojenia i zapamiętania.

3. Video culture book

W sytuacji, kiedy pandemia koronawirusa przedłuża się, inwestuj w filmy, które będą umacniać kulturę organizacyjną. To w końcu spoiwo Twojej firmy, które daje pracownikom poczucie przynależności do organizacji i łączy ich poprzez wspólne wartości oraz działania. Zbieraj opinie liderów i członków zespołu o pracy oraz zachęcaj ich do współtworzenia kultury organizacyjnej, aby czuli się zaangażowani w działania firmy.

4. Filmy instruktażowe

Adaptacja nowych rozwiązań i technologii cyfrowych wymaga odpowiedniej wiedzy, jak z nich korzystać. Filmy instruktażowe zwiększą efektywność i produktywność Twojego zespołu, bo w prosty sposób wprowadzą nowe rozwiązania do codziennej pracy. Wykorzystując ten format łatwo podzielić większe procesy na łatwe w odbiorze fragmenty, a forma wideo pozwoli wracać do tych treści w każdym momencie.

5. Wideo Q&A

Rozproszone zespoły obecnie borykają się z brakiem dostępu do podstawowych informacji. Zorganizuj live video z interaktywną opcją Q&A. Przed rozpoczęciem spotkania online możesz zebrać najczęściej pojawiające się wśród pracowników pytania i posegregować je według tematów. W trakcie wideo możesz zaangażować swój zespół do wybierania tych najistotniejszych i odpowiadać na nie w czasie rzeczywistym.

Zaletą wideo w komunikacji wewnętrznej jest zdecydowanie możliwość zbudowania bazy wiedzy, która będzie dostępna dla Twojego zespołu przysłowiowe 24/7. W ten sposób Twoi pracownicy nie będą musieli czekać na odpowiedzi przełożonych czy szukać na własną rękę rozwiązań potrzebnych do codziennej pracy, a otrzymają gotowe materiały, które ułatwią im pracę i dadzą autonomię w rozwiązywaniu problemów.

Firmowy intranet - jeden kanał komunikacji, wiele możliwości

Firmowy intranet jeszcze nigdy nie pełnił tak ważniej roli, jak w dobie pandemii wywołanej przez COVID-19. O ile jeszcze przed kryzysem ułatwiał dostęp do informacji, narzędzi i zasobów organizacji, o tyle w czasie jego trwania stał się spoiwem dla rozproszonych zespołów pracujących w trybie zdalnym. To kluczowe narzędzie, które z odrobiną kreatywności i pomysłowości można przekształcić z wirtualnej ściany ogłoszeń w wirtualne centrum pracy.

Zmiany, które warto wdrożyć w firmowym intranecie to inwestycja w przyszłość organizacji, bo specjaliści na całym świecie są zgodni – popularność pracy zdalnej nie skończy się wraz z pandemią. Każda modernizacja pozytywnie wpłynie na komunikację wewnętrzną, która jest z kolei kluczowa, aby integrować, motywować i informować pracowników na bieżąco. Krótko mówiąc, intranet, który ewoluuje wraz z potrzebami firmy, jest inwestycją w kulturę pracy zdalnej.

Jak zmodernizować firmowy intranet, aby odpowiadał nowej rzeczywistości

1. Inwestuj w narzędzia rozwijające komunikację

Komunikacja wewnętrzna jest ważna, ale równie ważne są więzi społeczne pomiędzy pracownikami - inwestuj w rozwój jak największej ilości kanałów, które umożliwią pracownikom pozostanie w kontakcie. Obserwuj członków swojego zespołu i zaimplementuj te rozwiązania, które najlepiej wesprą codzienną komunikację – jeśli Twój team lubi burze mózgów, aby tworzyć nowe rozwiązania, zapewnij im czat, jeśli cenią sobie rozmowy twarzą w twarz, daj im narzędzie do rozmów wideo.

Źródło: 5 wniosków z badania komunikacji firmowej

2. Wykorzystaj intranet jako gazetę codzienną lub newsletter

Jednym z wyzwań komunikacji wewnętrznej jest publikowanie informacji w odpowiednim czasie i zaangażowanie liderów w dzielenie się postępami prac. Stworzenie gazety codziennej (lub firmowego newslettera) w postaci specjalnie zaprojektowanej sekcji, w której można udostępniać newsy, pozwoli wciągnąć pracowników w codzienne działania firmy.

3. Dziel się wiedzą

Jak pokazują badania, w pracy nad wymagającymi projektami research zajmuje aż jedną czwartą czasu. Chociaż szukanie różnych informacji potrzebnych do wykonania danego zadania może wydać się rozwijające, to także wyzwanie. Stwórz w intranecie przestrzeń wymiany wiedzy i informacji, a także system ich organizacji, dzięki któremu łatwo będzie przypisać dane treści do konkretnych projektów, działów czy zespołów.

4. Wybierz intranet, który jest łatwy w obsłudze

Nic tak nie zniechęca do korzystania z danego narzędzia, jak trudności wynikające z jego użytkowania. Jeśli intranet będzie zawiły i nieintuicyjny, wszyscy w firmie przestaną z niego korzystać. Dlatego warto zainwestować i rozwijać tylko te, które łatwo wdraża się, administruje i monitoruje. Warto zwrócić uwagę na takie funkcje jak: UX, inteligentne możliwości wyszukiwania, łatwe zarządzanie treścią i obsługa, która nie wymaga stałego wsparcia IT.

5. Postaw na mierzalność intranetu

Jak każde rozwiązanie online, nowoczesny intranet powinien mieć szereg narzędzi do mierzenia efektywności danych funkcji. Dane można zebrać o wielu aspektach, do decyzji liderów należy wybranie tych, które w przyszłości pozwolą jeszcze bardziej go rozwinąć.

Wewnętrzne media społecznościowe

Komunikacja za pomocą mediów społecznościowych stała się popularniejsza niż pisanie smsów czy rozmowy telefoniczne. To jeden z najszybszych sposobów utrzymywania kontaktu z przyjaciółmi, rodziną, i jak pokazała pandemia koronawirusa, pomiędzy współpracownikami.

Wykorzystaj siłę mediów społecznościowych w komunikacji wewnętrznej do zapewnienia pracownikom dostępu do nowych informacji o tym, co dzieje się w organizacji. Social media są do tego wprost stworzone, bo komunikacja odbywa się tutaj natychmiastowo, a to pozwala skrócić dystans pomiędzy pracownikiem a pracodawcą i pogłębić relacje pomiędzy nimi.

W przypadku komunikacji wewnętrznej sprawdzą się te platformy społecznościowe, które można podzielić na grupy lub kanały dedykowane zespołom współpracującym ze sobą na co dzień, lub tematycznie. Taka struktura ułatwia dzielenie się wiedzą, inspiracjami, czy szukanie konkretnych rozwiązań.

Firmowe, wewnętrzne social media to także idealny miejsce, w którym liderzy mogą zachęcać swoich pracowników do chwalenia się nawet małymi sukcesami, a pracodawcy informować o działaniach firmowych niezwiązanych ściśle z codzienną pracą (np. wizerunkowych).

Dużym plusem wewnętrznych kanałów społecznościowych jest możliwość wypracowania takiego języka i tematyki, która jest lżejsza i zawiera w sobie pierwiastek humorystyczny. Takie podejście zostanie docenione przez Twój team – w końcu na co dzień i tak towarzyszy nam niepewność związana z pandemią.

Komunikacja wewnętrzna w czasie pandemii koronawirusa jest wyzwaniem dla firm, ale odpowiednio prowadzona pozytywnie wpływa na sposób funkcjonowania zespołu i organizacji. W związku z pojawieniem się różnych utrudnień spowodowanych COVID-19, pracodawcy muszą wprowadzić szereg działań, które wesprą kluczowe obszary w zakresie przepływu informacji. Jednak z pomocą przychodzi technologia i cały zestaw nowych narzędzi, który ułatwia komunikację wewnętrzną firm.