Jak z sukcesem zorganizować event online?

Zastanawiasz się, jak zorganizować event online, żeby odniósł taki sam sukces, jak wydarzenie stacjonarne? Przygotowaliśmy 11 wskazówek, które pomogą Ci w skutecznym przeprowadzeniu wirtualnego spotkania zgodnie z Twoim celem. Zobacz, jak zaplanować event, który na długo zapadnie uczestnikom w pamięć!

Przygotuj szczegółowy plan wydarzenia online

Kluczem do sukcesu podczas organizacji wirtualnych spotkań jest dopasowanie omawianych treści do grupy odbiorców oraz celu, który chcesz zrealizować. Z tego powodu już na wstępie powinieneś przygotować dokładny plan, w którym określisz:

• do kogo będziesz się zwracać i jaka forma komunikacji będzie najskuteczniejsza,

• co dokładnie chcesz osiągnąć,

• jakie konkretne informacje i wartości możesz przekazać uczestnikom eventu,

• w jaki sposób chcesz zachęcić słuchaczy do aktywnego udziału w dyskusji,

• jakim budżetem na realizację wydarzenia dysponujesz.

To również moment, w którym warto przygotować szczegółowy program konferencji online i znalezienie prelegentów, którzy wezmą w niej udział. Dopiero gdy dopniesz na ostatni guzik wszystkie te kwestie, możesz przystąpić do dalszej pracy nad eventem.

Wypromuj wirtualne wydarzenie

Aby uczestnicy dowiedzieli się o Twoim evencie online, musisz zadbać o jego promocję. Jeśli dysponujesz bazą adresów e-mail osób z Twojej grupy docelowej, możesz bezpośrednio wysłać zaproszenia elektroniczne, dołączając do nich program konferencji oraz wszystkie szczegóły potrzebne do wzięcia w niej udziału.

Dopiero szukasz osób, które mogłoby zainteresować organizowane przez Ciebie wydarzenie? Pomocne mogą się okazać social media. Możesz umieścić informację na facebookowych grupach tematycznych oraz skorzystać z płatnej reklamy, aby dotrzeć do jak najszerszego grona. Promując event, warto wzbogacić suche fakty nieco ciekawszym contentem, np. w formie wideo, które przykuje uwagę odbiorców.

Jak zadbać o frekwencję na evencie online?

500 zainteresowanych, 50 faktycznie uczestniczących w konferencji. Czy właśnie takie wyniki widzisz, przyglądając się statystykom po jej zakończeniu? W przypadku wydarzeń organizowanych stacjonarnie zainteresowane osoby muszą przemyśleć kilka kwestii z wyprzedzeniem – m.in. zadbać o to, by zapewnić sobie odpowiednią ilość wolnego czasu i transport na miejsce. Tym samym łatwiej im zapamiętać, kiedy i o której godzinie odbywa się spotkanie.

W wirtualnej rzeczywistości wszystko odbywa się za pośrednictwem komputera niezależnie od tego, gdzie jesteś. Jest to prostsze, a zarazem trudniejsze. Dlaczego? Gdyż to na Tobie ciąży obowiązek przypomnienia uczestnikom o tym, że niedługo rozpocznie się event, w którym chcieli wziąć udział.

Możesz to zrobić poprzez zwykły e-mail z możliwością wpisania wydarzenia do kalendarza albo bardziej rozbudowaną wiadomość, aby użytkownik mógł poczuć przedsmak tego, co zaserwujesz mu na evencie. Choć wymaga to nieco dodatkowej pracy, z pewnością odpłaci się dobrą konwersją Twojej konferencji online.

Znajdź odpowiednie miejsce na wirtualne spotkanie

Wydawać by się mogło, że znalezienie odpowiedniego miejsca do prowadzenia wydarzeń online nie powinno przysparzać trudności – w końcu wszystko odbywa się za pośrednictwem internetu, więc możesz uczestniczyć w evencie nawet z domu. Okazuje się, że właśnie to stanowi problem. Nie wystarczy bowiem usiąść z laptopem na kolanach na kanapie. Trzeba zadbać o to, by otoczenie, które biorące udział w evencie osoby widzą na swoim ekranie, wyglądało profesjonalnie. Co to oznacza w praktyce?

• W tle nie powinno być żadnych elementów, które mogłyby utrudniać uczestnikom wydarzenia skupienie albo pokazywać Twoje prywatne życie – np. domowników wykonujących spokojnie domowe obowiązki czy oglądających telewizję.

• Podobnie jak na stacjonarnej konferencji, nie zapomnij o wyłączeniu telefonu, by nie zadzwonił w najmniej odpowiednim momencie.

• Zminimalizuj szum i hałasy w pomieszczeniu, z którego prowadzisz transmisję. Zamknij okno, by wyciszyć odgłosy ruchu ulicznego i poproś towarzyszące Ci osoby o rozmowy przyciszonym głosem albo ich ograniczenie.

• Zadbaj o odpowiednie oświetlenie, żeby uczestnicy spotkania dobrze Cię widzieli. Jeśli nie dysponujesz profesjonalnymi narzędziami, usiądź przodem do okna, aby światło słoneczne padało wprost na Twoją twarz.

Zdobądź profesjonalne wsparcie w organizacji konferencji online

Jeśli Twoje realia mieszkaniowe nie zapewniają Ci warunków potrzebnych do przeprowadzenia wirtualnej konferencji, możesz skorzystać z usług studia eventowego, takiego jak np. Stream Space. Za sprawą technologii green screen za Twoimi plecami pojawi się wszystko, co tylko zechcesz i to w wysokiej rozdzielczości. Ty zaś zyskasz dostęp do wysokiej jakości sprzętu nagłaśniającego, oświetleniowego i nagrywającego - dzięki temu wystąpienie będzie wyglądać profesjonalnie.

Pomocna może się też okazać wyspecjalizowana pomoc techniczna - czy to prelegentom w prowadzeniu transmisji online, czy też uczestnikom w dołączeniu do konferencji. Choć instrukcje krok po kroku z pewnością ułatwią korzystanie z nowoczesnych technologii, doraźna pomoc udzielona przez specjalistę znajdującego się po drugiej stronie łącza zawsze jest w cenie.

Analiza zagrożeń technologicznych dla eventu online

Biorąc pod uwagę to, że całe powodzenie wirtualnego wydarzenia zależy od nowoczesnych technologii, ewentualne awarie na tym polu nie tyle utrudnią odbiór Twojego przekazu, co całkowicie udaremnią uczestnikom wzięcie udziału w spotkaniu. Jak zorganizować event online, by uniknąć takich sytuacji

• Dokładnie wyjaśnij, jak „wejść” do wydarzenia – choć wydaje Ci się, że zalogowanie się na platformę to nie fizyka kwantowa, nie każdy musi być zaznajomiony z nowoczesnymi technologiami tak jak Ty. Czytelna instrukcja objaśniająca, jak przyłączyć się do eventu krok po kroku z pewnością oszczędzi użytkownikom stresu, a Tobie da pewność, że nie zrezygnują odstraszeni technicznymi problemami.

• Przeprowadź szkolenie wśród prelegentów – jeśli nie będą oni zaznajomieni ze sposobem obsługi platformy eventowej, ich niewiedza może skutkować opóźnieniami w planie spotkania. Zapraszając swoich gości, zadbaj o dostarczenie im wszystkich wskazówek niezbędnych do współtworzenia internetowego wydarzenia.

• Nie zapomnij o testach – zanim zaprosisz gości na event online, koniecznie sprawdź system i to zarówno ze strony osoby prowadzącej, jak i tej biorącej udział w spotkaniu. Jeśli wyłapiesz ewentualne problemy podczas próby generalnej, wyeliminujesz je zanim tak naprawdę wystąpią.

Krótko i na temat, czyli trzymaj się planu eventu

Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez serwis Praca.pl, aż 2/3 osób pracujących w trybie zdalnym wykonuje swoje standardowe obowiązki dłużej niż w przypadku pracy stacjonarnej* – głównie z powodu problemów ze skupieniem uwagi. Jeśli połączysz to z tym, że przemawiasz do odbiorców, których twarzy nie widzisz na żywo przed sobą, z pewnością zrozumiesz, dlaczego wydarzenia online często się przedłużają, a tym samym zaczynają nudzić uczestników.

To właśnie z tego powodu powinieneś przygotować konkretny plan wydarzenia i pilnować poszczególnych prelegentów, aby trzymali się określonych ram czasowych. Pamiętaj o tym, by szanować czas swoich odbiorców, którzy wygospodarowali określoną liczbę godzin na udział w Twoim wydarzeniu. Jeśli ją przekroczysz, mogą opuścić spotkanie, nie czekając aż skończysz.

Misja: przeniesienie offline’owego zaangażowania do online’u

Choć statystyki pokazują, że przemawiasz do ponad 100 osób, to czujesz się tak jak gdybyś mówił sam do siebie i nie możesz nawiązać kontaktu z uczestnikami? W sytuacji, gdy nie widzisz ich już tuż przed sobą, jest to nieco trudniejsze niż zazwyczaj i wymaga zastosowania pewnych tricków służących aktywizacji ludzi.

Jak zorganizować event online, w którym ludzie będą naprawdę brać udział zamiast wyciszać go po kilku minutach i powracać do innych zajęć? Im więcej interaktywnych funkcji wprowadzisz do swojej wypowiedzi, tym lepiej. Istotne jest przede wszystkim umożliwienie słuchaczom zadawania pytań, na które odpowiesz w czasie rzeczywistym i prowadzenia rozmów na bieżąco komentujących omawiane przez Ciebie kwestie. Możesz również organizować krótkie ankiety czy quizy, by poznać ich zdanie.

Zadbaj o odpowiednie przerwy podczas eventów online. Choć zarówno prelegenci, jak i uczestnicy znajdują się w wygodnym środowisku, i tak potrzebują chwili na oddech. Nikt nie jest w stanie przyswajać informacji przez kilka godzin z rzędu, a dobrze rozplanowane w czasie odstępy pomiędzy poszczególnymi prelekcjami pomogą Ci utrzymać uwagę uczestników na temacie spotkania.

Pamiętaj również o przygotowaniu prelegentów do prowadzenia wydarzenia online, gdyż różni się to od przemawiania na żywo, gdy słuchacze znajdują się na widowni. Najistotniejsze jest dopasowanie mowy ciała i gestykulacji do sytuacji. Warto też prowadzić prelekcję na stojąco - w ten sposób prezentujesz się bardziej profesjonalnie.

A teraz zapraszamy uczestników do skorzystania z dodatkowych atrakcji…

Choć dla Ciebie głównym celem eventu jest edukacja lub zaprezentowanie swojego produktu, istnieje spore grono uczestników, które biorą w nim udział także ze względu na dodatkowe bonusy – czy to pod postacią wypróbowania rynkowych nowinek na żywo, czy też możliwości nawiązania istotnych z biznesowego punktu widzenia znajomości. O ile w przypadku wydarzeń stacjonarnych jest to łatwe do zorganizowania, o tyle przy spotkaniach odbywających się w wirtualnej rzeczywistości wymaga dokładnego przemyślenia i wyboru odpowiednich rozwiązań.

Co możesz zaoferować uczestnikom eventu online po wypowiedzeniu magicznych słów a teraz zapraszamy do skorzystania z dodatkowych atrakcji? Jedną z opcji są interaktywne konkursy przeprowadzane w czasie rzeczywistym i rozstrzygane niemalże od razu po zakończeniu. Inną może być możliwość prowadzenia rozmów 1:1 po zakończeniu głównych prelekcji i nawiązywania znajomości z innymi uczestnikami.

W zależności od tego, co chcesz zaoferować uczestnikom spotkania organizowanego w przestrzeni online, powinieneś wybrać odpowiednią platformę eventową. Możliwości jest wiele. Jeśli zależy Ci na narzędziu do prostych webinarów, rozważ np. z Zoom. Jeśli potrzebujesz więcej interaktywnych funkcji, możesz skorzystać z veventy, które oferuje dodatkowe opcje do urozmaicenia konferencji online.

Podsumuj event i wyciągnij wnioski

Podczas eventu odbywającego się w trybie stacjonarnym przemawiasz do ludzi siedzących przed Tobą i w zasadzie od razu widzisz wynik swojej pracy. Albo ich oczy są skierowane na Ciebie, a na ich twarzach widać zadowolenie i zrozumienie, albo ziewają ze znudzenia i zerkają co chwilę na telefon.

Wydarzenia online nie dają Ci takiej możliwości, zatem jedynym sposobem na poznanie opinii uczestników jest przeprowadzenie wśród nich krótkiej ankiety (bezpośrednio na platformie eventowej lub za pośrednictwem wiadomości e-mail), która zbada poziom zadowolenia z tego, co zobaczyli i usłyszeli. Przeanalizowanie otrzymanych odpowiedzi pomoże Ci w udoskonaleniu warsztatu i wprowadzeniu lepszych i skuteczniejszych rozwiązań podczas kolejnego eventu organizowanego za pośrednictwem internetu.

W sprawdzeniu, czy Twoje wydarzenie online rzeczywiście odniosło sukces, pomogą również narzędzia analityczne, którymi dysponują platformy eventowe. Wystarczy przejrzeć statystyki po zakończeniu transmisji i zobaczyć, ile osób wzięło w niej udział i w jakim stopniu.

Aktywizuj uczestników również po zakończeniu konferencji

Zadbaj też o to, by spotkanie „nie umarło” wraz z zakończeniem transmisji. Wyposaż uczestników w materiały podsumowujące omawiane kwestie, dzięki którym będą mogli usystematyzować zdobytą wiedzę i przygotować się do następnego eventu. Jeśli wejście na platformę eventową będzie możliwe przez pewien czas po zakończeniu konferencji, dyskusje uczestników nie ustaną z momentem zakończenia prelekcji, lecz będą trwać dalej.

Dobrym pomysłem jest również nagrywanie wydarzeń online. Dlaczego? Nie tylko umożliwisz uczestnikom wracanie do omawianych treści, lecz również dotrzesz do innej grupy odbiorców - tych, którzy zapisali się na event i opłacili wejściówkę, jednak nie zdołali wziąć w nim udziału. Pozwoli Ci to na zebranie leadów od większej liczby osób niż w przypadku wydarzeń offline, na których nie można "odrobić nieobecności".

Miej na uwadze to, że żadna z tych porad nie zapewni Ci stuprocentowego powodzenia w organizacji wirtualnego eventu. Wszystko zależy bowiem od treści, które chcesz przedstawić słuchaczom. Jeśli będą konkretne, pozbawione "lania wody", i zaprezentujesz je w atrakcyjny sposób, to przybliżysz się do celu, który przed sobą postawiłeś.