Jak stworzyć angażujące i efektywne spotkanie online w 7 krokach?

Rok 2020 to rok zmian. Przede wszystkim większość firm i pracowników przeszło na tryb pracy zdalnej, a nasze możliwości spotykania się w świecie rzeczywistym zostały mocno ograniczone. To pociągnęło za sobą zmiany w organizacji wydarzeń tradycyjnych, a na pierwszy plan wysunęły się spotkania i szkolenia online. Jak zatem stworzyć angażujące i efektywne wirtualne wydarzenie, które docenią zaproszeni uczestnicy?

1. Zaplanuj tematykę i jasny, wyraźny przekaz

Spotkanie online powinno być dobrze zaplanowane. Jeśli jesteś pracodawcą, możesz włączyć pracowników w określenie tematu wydarzenia, sprawiając, że będzie jeszcze bardziej angażujące dla uczestników. Warto zastanowić się jakie potrzeby ma Twój team. Czy szuka informacji o działaniach na następny kwartał? A może potrzebuje motywacji do działania? Niezależnie od tematu, odpowiedz sobie na pytanie: jaki jest jego cel i spodziewany efekt? Edukacja, motywacja, usprawnienie komunikacji firmy, a może integracja w luźniejszym klimacie? Jasno określony cel pozwoli Ci przygotować treści, które lepiej przyswoją pracownicy.

Planowanie innych typów spotkań online, niż spotkania wewnętrzne z pracownikami, to w pierwszej kolejności określenie grupy docelowej i celu, jaki chcesz osiągnąć. Twoi słuchacze mogą mieć różne potrzeby, a temat powinien dobrze się w nie wpisywać.

2. Stwórz zwięzłą prezentację

Mówiąc o treściach, warto podkreślić efektywność dobrze przygotowanej prezentacji. Skup się na przejrzystości i przyswajalności prezentowanego materiału. Dobra prezentacja wcale nie zawiera rozbudowanych treści, a wręcz przeciwnie — umożliwia prowadzącemu wciąganie uczestników w przebieg spotkania opowieścią o tym, co jest w niej zawarte. W ten sposób uczestnicy nie będą skupiać się na czytaniu tekstu, a będą aktywnie słuchać i przetwarzać informacje. W prezentacji warto uwzględnić animacje i grafiki, które w wizualny sposób wzmocnią przekaz.

3. Bierz aktywny udział w spotkaniu

Angażujące spotkanie online powinno przenosić doświadczenia znane ze świata rzeczywistego do wirtualnego, dlatego tak ważne są interakcje pomiędzy prowadzącym, a uczestnikami. Choć z pozoru wydaje się to trudne do wykonania, zaawansowane technologicznie platformy do organizacji eventów online umożliwiają czynny udział zarówno gości, jak i organizatorów w spotkaniu.

Taką platformą jest veventy, która umożliwia kontakt w czasie rzeczywistym pomiędzy uczestnikami i prelegentami, pozwalając tym pierwszym zadawać pytania, a tym drugim odpowiadać na nie. Warto także zadbać o interaktywne ankiety, quizy czy networking umożliwiający wymianę kontaktów i informacji.

4. Zbieraj opinie o przebiegu spotkania

Spotkania organizowane w Internecie, dają ogromne możliwości zbierania danych o ich przebiegu. Dzięki temu organizatorzy mogą cały czas doskonalić swoje eventy i prezentacje, elastycznie dostosowując się do potrzeb uczestników.

Po skończonym spotkaniu online praca prowadzących nie kończy się — to właśnie teraz jest najlepszy moment, aby zebrać feedback od uczestników, a na jego podstawie zaplanować zmiany w kolejnym wydarzeniu. Ankieta pozwala zebrać dane jakościowe i ilościowe, a dzięki narzędziom takim jak SurveyMonkey, można przeprowadzić ją w bardzo prosty sposób.

5. Dobierz odpowiedni zestaw narzędzi

Koncentrując się na przygotowaniu spotkania lub szkolenia online, nie można zapomnieć o technicznych aspektach transmisji, a te mają ogromny wpływ na ogólny przebieg Twojego wystąpienia. Zaopatrz się w dobrą kamerę i mikrofon, pomyśl o odpowiednim tle i oświetleniu (jeśli nie nagrywasz prezentacji w profesjonalnym studiu, takim jak np. Stream Space) i wybierz format, w którym chcesz zrealizować wydarzenie (czy będzie to event live, czy nagranie w formie video) i platformę, przez którą połączysz się z widzami.

Swoje wydarzenie możesz opublikować w jednym z kanałów social media (np. Facebook, YouTube), zaprosić uczestników do udziału w wydarzeniu zorganizowanym na platformie stworzonej do realizacji wirtualnych eventów (np. veventy) lub podzielić się nim w pracownikami swojej organizacji, używając do tego wewnętrznych kanałów do komunikacji lub firmowego intranetu.

6. Poinformuj uczestników o tym, jak będzie przebiegać wydarzenie

Choć może to wydawać się trywialne, warto napisać do zaproszonych uczestników krótkiego e-maila z informacją o tym, jak będzie przebiegać spotkanie online. Nawet krótkie wskazówki uwzględniające jak korzystać z wybranych przez Ciebie narzędzi, platformy i opcji interaktywnych, czy informacja o tym, żeby nie rozpoczynać innych transmisji w trakcie wydarzenia (co wpłynie na obniżenie jego jakości), zostaną docenione przez Twoich gości. Pozwoli to również uniknąć sytuacji, w której uczestnicy będą mieli problemy, wynikające z nieznajomości wybranej przez Ciebie technologii.

7. Zbierz energię i do dzieła!

Prowadzenie spotkania online wymaga odpowiedniego poziomu energii i chęci, by nawiązywać kontakty z uczestnikami. Pamiętaj, że także Ty masz wpływ na zaangażowanie widzów, a nawet najlepsza prezentacja nie zastąpi dobrej narracji!

Spotkania online to efektywny sposób komunikacji wybranych treści. Pamiętaj, że na sukces składa się odpowiednie przygotowanie treści i kanał komunikacji, który wybierzesz. Im bardziej interaktywne spotkanie, tym bardziej wciągające dla uczestników.